“Vrijwilligerswerk”: een organisatie of vereniging vrijblijvend een handje helpen, zonder dat men daar voor vergoed of toe verplicht wordt. “Vrijwilligersorganisatie”: een vereniging of organisatie die vrijwilligerswerk aanbiedt en/of zijn werking uitbouwt met en door vrijwilligers.

De Bilzerse Vrijwilligerscentrale roept verenigingen en organisaties op om mogelijkheden tot vrijwilligerswerk en/of vragen naar helpende handen aan haar te signaliseren, zodat er een groot aanbod aan vrijwilligerswerk in Bilzen ontstaat.

Vrijwilligerswerk versterkt immers de samenleving van binnenuit. Vrijwilligersactiviteiten zijn waardevol, verrijkend, nuttig. De diverse personen die actief aan de slag willen gaan als vrijwilliger kunnen dit alleen maar bevestigen. Talrijke verenigingen en organisaties zijn daarentegen vaak vragende partij voor een paar extra helpende handen.

Vertel ons via het formulier hieronder over jouw vrijwilligersactiviteit. Jouw project wordt daarna via de Bilzerse Vrijwilligerscentrale gestroomlijnd verder gecommuniceerd naar talrijke (potentiële) vrijwilligers. Onderaan deze pagina lees je nuttige informatie, tips & tools die je helpen om het aanbieden en het faciliteren van een vrijwilligersactiviteit te organiseren.

Indienen vrijwilligersproject


Via dit formulier kan je een project indienen waarvoor je nog op zoek bent naar helpende handen.

Informatie, Tips & Tools


Informatie, Tips & Tools voor organisatoren van activiteiten

Wet- en regelgeving

Let op, enkel in organisaties zonder winstoogmerk (vzw, stichting van openbaar nut, een feitelijke vereniging, een gemeente, OCMW, school of bib) kan vrijwilligerswerk aangeboden worden. Heeft jouw organisatie een ander doel, of help je kennissen/vrienden/familieleden, dan valt dit niet onder de noemer “vrijwilliger” of “vrijwilligerswerk”. Voldoe je wel aan de noemer, lees dan vooral even verder!

 

Je gaat (voor het eerst) een vrijwilligersactiviteit organiseren of aan de slag met vrijwilligers. Super! Wat afspraken en regelgeving betreft, lijkt vrijwilligen en het aanbieden van vrijwilligersactiviteiten een relatief gemakkelijk gegeven, maar dat is het vaak niet. Het vrijwilligerswerk in België is immers niet geheel vrijblijvend en valt onder specifieke regel- en wetgeving. Zowel individuen als verenigingen en organisaties dienen rekening te houden met een aantal formaliteiten, de algemene regelgeving te respecteren, de wet betreffende vrijwilligerswerk na te leven. Lees hier welke regels jij als begeleider van vrijwilligers of als (toekomstig) aanbieder van vrijwilligerswerk dient te volgen.

In principe mag je iedereen laten vrijwilligen vanaf het jaar waarin hij of zij 16 jaar wordt.

Echter, bepaalde mensen moeten eerst wat zaken/formaliteiten in orde brengen vooraleer ze mogen starten met vrijwilligen. Als organisatie of vereniging maak je hen hier attent op; evenwel zijn deze formaliteiten hun verantwoordelijkheid. Het is erg belangrijk dat deze mensen de formaliteiten in orde brengen, omdat ze anders benadeeld kunnen worden (sanctie/boete, verlies van leefloon, …).  Het gaat over:

  • werklozen of bruggepensioneerden: meldingsplicht – invullen formulier C45B
    Tip! Organisaties die in verschillende regio’s actief zijn kunnen bij de RVA een algemene toelating voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers aanvragen met formulier C45F. Bij de individuele melding van een vrijwilliger geef je dan het algemene toelatingsnummer van de organisatie mee. Als organisatie volg je dit zelf op en communiceer je hierover met je vrijwilligers in spé.
  • mensen die een leefloon van het OCMW krijgen (meldingsplicht bij dossierbeheerder)
  • mensen die een uitkering krijgen van de mutualiteit (meldingsplicht bij de adviserend geneesheer van de mutualiteit)
  • vluchtelingen die in een opvangcentrum verblijven
    Tip! Lees het dossier ‘Asielzoekers laten vrijwilligen? van het Steunpunt.

Vooraleer de vrijwilliger start met het vrijwilligerswerk, ben jij als organisatie verplicht de onderstaande zaken kenbaar te maken. Raadpleeg ook dit schema van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk voor gedetailleerde informatie:

  • het soort organisatie: feitelijke vereniging, vzw, gemeentebestuur
  • het doel van de organisatie
  • de verzekeringen die er zijn afgesloten
  • de kosten die de vrijwilliger (eventueel) krijgt terugbetaald
  • het benadrukken van de geheimhoudingsplicht (discretie)

Hoe je de vrijwilliger informeert, bepaal jij als organisatie zelf (via een nota, de website, gesprek, …). Onder de hoofding ‘Tools’ wordt je doorverwezen naar enkele voorbeeld- en modeldocumenten, die die je kan gebruiken om aan deze plicht tegemoet te komen.

Uitzondering: feitelijke verenigingen
De feitelijke vereniging, zonder betaald personeel en los van een koepel, dient naast deze elementen ook de identiteit van minstens één verantwoordelijke te vermelden. Ook het gegeven dat de vrijwilliger persoonlijk burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld kan worden voor een fout waarbij een derde schade heeft opgelopen, moet kenbaar gemaakt worden. De vrijwilliger is in dit geval in een feitelijke vereniging immers niet immuun.

Indien men als vrijwilliger onder gezag werkt, is in principe het arbeidsrecht van toepassing. Hierover heerst erg veel discussie vandaag de dag: de invulling “onder gezag” is niet expliciet gedefinieerd en verschillende partijen hebben een andere mening betreffende de toepassing van de arbeidswetgeving op vrijwilligerswerk. De overheid is de regelgeving hieromtrent aan het uitklaren. Tot er meer duidelijkheid is, is het best onderstaande beschermingsmaatregelen na te leven:

  • laat vrijwilligers maximum 4,5 uur aan één stuk werken
  • zorg ervoor dat de vrijwilligers de wettelijke rustpauzes (na 4,5 uur verplicht even pauze te nemen) respecteren
  • respecteer de max. werktijden, die gekoppeld zijn aan de leeftijd van de vrijwilliger (15-16 jaar: max. tot 22 uur, 16-18jaar: max. tot 23 uur).

Als organisatie kan je ervoor kiezen om jouw vrijwilligers al dan niet een vrijwilligersvergoeding uit te betalen. Indien je als organisatie  een vergoeding wenst te betalen aan de vrijwilliger, kan je dit op twee manieren doen:

  • je betaalt een vast forfaitair bedrag:
    Jouw vrijwilligers krijgen een onderling afgesproken vergoeding uitbetaald voor hun inzet, met een maximum per dag én per jaar. In 2018 liggen deze bedragen op max.  €34,03/dag of €1.361,23/jaar. De forfaitaire vergoeding kan je geven zonder dat er bewijsstukken tegenover staan. Leg wel steeds een nominatieve lijst per jaar aan, waarin je de gegevens van de vrijwilligers vermeldt, de dag waarop ze de vergoeding kregen en het bedrag.
    Bovenop deze vergoeding kan je een beperkt aantal vervoerskosten (€0,3460/km), tot maximaal 2 000 km, per vrijwilliger terugbetalen. Deze kosten dien je echter wel te bewijzen met onkostennota’s.
  • je betaalt een reële kostenvergoeding:
    Als organisatie betaal je de vrijwilliger de kosten terug die hij/zij gemaakt heeft voor of gedurende het vrijwilligerswerk en die hij/zij kan bewijzen. Denk bijvoorbeeld aan een treinticket of een rekening voor een broodje dat de vrijwilliger at tijdens het vrijwilligerswerk. Er gelden geen maxima beperkingen.

Houd in beide gevallen echter onderstaande elementen in jouw achterhoofd:

  • Om te vermijden dat de fiscus vrijwilligersvergoedingen gaat bestempelen als een inkomen (waarop belasting betaald moet worden), stel je best geen fiscale fiches op voor jouw vrijwilligers.
  • Zorg ervoor dat de maxima nooit worden overschreden.
  • Betaal de vergoeding tijdig uit. De fiscus kijkt naar het jaar waarin de vergoeding is gegeven.

De vrijwilligerswet maakt de vrijwilligers (niet per definitie geldig voor bestuursvrijwilligers!) in principe immuun; organisaties en verenigingen dragen in de meeste gevallen de verantwoordelijkheid voor het gedrag van hun vrijwilligers. Jij als vereniging of organisatie hebt daarom een verzekeringsplicht inzake burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Dit schema van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk biedt je gedetailleerd inzicht in jouw verzekeringsplichten als organisatie of vereniging. Afhankelijk van jouw statuut, verschilt evenwel de mate van jouw verzekeringsplicht.

Als organisatie kan je gratis een vrijwilligersverzekering van de Nationale Loterij afsluiten via de provincie. Deze verzekering biedt jouw vrijwilliger waarborgen voor rechtsbijstand, lichamelijke ongevallen en burgerrechtelijke, buitencontractuele aansprakelijkheid. Het afsluiten van deze verzekering wordt ten zeerste aangeraden. Meer informatie vind je op de website van de Nationale Loterij en Provincie Limburg.

 

Bepaalde situaties kunnen voor discussie zorgen. Wat als een vrijwilliger een fout maakt? Of als persoonlijke bezittingen stukgaan tijdens het vrijwilligerswerk? We lichten enkele heikele punten toe:

  • Bescherming van de vrijwilliger bij fouten

Als een vrijwilliger een fout maakt waarbij iemand anders schade heeft, ben jij als organisatie daar aansprakelijk voor. De organisatie zal de kosten van de schade moeten dragen. Schade aan de vrijwilliger zelf – lichamelijke ongevallen – valt hier niet onder. Dit is zo in een vzw, een koepelorganisatie en haar afdelingen of een openbare organisatie. Bij een feitelijke vereniging, zonder betaalde medewerkers en niet-afhankelijk van een grotere organisatie, ligt het anders; dan hoef je als organisatie de kosten van de schade niet te dragen. De vrijwilliger wordt zelf aansprakelijk gesteld.

Als organisatie ben je natuurlijk wel gedekt als de vrijwilliger een zware fout maakt, of telkens dezelfde fout maakt waar hij/zij al vaker op werd gewezen, of als hij/zij bedrog pleegt, of een fout met opzet maakt. In deze gevallen zal de vrijwilliger zelf de schade moet betalen.

  • Autoverzekering

Het kan zijn dat je als organisatie vraagt aan een vrijwilliger om met zijn/haar eigen auto rond te rijden in het kader van de vrijwilligersactiviteit. Je kan ervoor kiezen om een verzekering hiervoor af te sluiten, maar je bent als organisatie niet verplicht dit te doen. De vrijwilliger dient zelf een autoverzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid af te sluiten. Bij het berokken van schade aan een ander, komt de autoverzekering van de vrijwilliger tussen.

  • Verzekering van eigen materiaal

Je bent als organisatie niet verplicht om een verzekering af te sluiten voor de bescherming van eigendomsmaterialen of om de vrijwilliger te vergoeden indien zijn/haar eigen materiaal stuk gaat tijdens het vrijwilligerswerk.

Zorg ervoor dat jij als organisatie de vrijwilliger goed duidelijk maakt waar je hem/haar precies voor verzekert en waarvoor niet. Zo staat de vrijwilliger nooit voor verrassingen en vermijd je onnodige discussies.

Let op, bestuursvrijwilligers vormen een verhaaltje apart! Meer informatie over bestuurders-bestuursvrijwilligers lees je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.

Tools

Je wilt als organisatie in orde zijn met de wet- en regelgeving, maar je hebt geen idee hoe je de benodigde documenten juist opstelt? Raadpleeg de instrumentenpagina van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk. Je vindt er diverse voorbeelddocumenten terug: informatienota’s, onkostennota’s, modelinhoud voor verzekeringspolissen, enzovoorts. Als organisatie die vrijwilligerswerk aanbiedt, mag je vrij van deze documenten gebruik maken.

Tips

Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk schreef het Handvest Succesvol Vrijwilligen. Dit handvest is een leidraad om de belangrijkste aandachtspunten van het vrijwilligersbeleid te onthouden. Een ludieke checklist voor organisaties, zeg maar. Het Handvest is opgevat als een handig en visueel aantrekkelijke tool voor vrijwilligersbeleid en vrijwilligersmanagement. Het laat organisaties toe zich te profileren als vrijwilligersvriendelijke werking. Het handvest ontstond in het kader van het Europees jaar vrijwilligerswerk, 2011. Met deze mooi gekleurde affiche spreek je niet alleen de vrijwilligers, maar ook toevallige voorbijgangers aan of eenieder die wel een reden heeft om de vrijwilligersorganisatie te bezoeken. Het prikkelt mensen mogelijk tot een engagement binnen jouw organisatie. In essentie wijst het handvest op rechten en plichten, voor zowel de organisatie als de vrijwilliger om behoorlijk samen te werken.

Als organisatie en vereniging is het voor jou duidelijk: vrijwilligers zijn goud waard. Echter, de werving van vrijwilligers blijkt geen sinecure. De Bilzerse Vrijwilligerscentrale helpt je graag verder om jouw hulpvraag te verspreiden! Zelf kan je ook diverse initiatieven lanceren die potentiële vrijwilligers kunnen aanspreken. Heb je al eens gedacht aan een vette vacature, die tot de verbeelding spreekt? Of een originele oproep? Enkele tips die je kunnen helpen:

Hanteer een straffe, opvallende titel. Trigger je lezer met een vraag of positieve boodschap, maar houd de informatie kort. Vermijd vage omschrijvingen, wees altijd duidelijk, én realistisch. Vertel wat de vrijwilliger in ruil krijgt (what’s in it for me?), en dan hoeft het niet alleen over vergoedingen te gaan. Speel de troeven van jouw organisatie uit. Creëer het gevoel van betrokkenheid en praat vanuit een jij-perspectief. Tot slot, lees de vacature eens door de ogen van een potentiële vrijwilliger. Indien de informatie genoeg tot jouw verbeelding spreekt, wacht niet langer en publiceer en deel de vacature op menig platform.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hoe? Zo! 10 tips om jouw vrijwilligers te bedanken.

1. Toon jouw waardering en erkenning persoonlijk
Een kleine bedankingsmail, een smsje, een persoonlijke nota, een leuk kaartje, … de kleinste persoonlijke bedanking maakt vaak al een groot verschil! Op het internet, maar ook bij het Vlaamse steunpunt vind je diverse bedankingsgestes. Hierboven vind je een bedankingskaartje, voel je vrij het te verspreiden.

2. Geef publiekelijk erkenning
Niets zo leuk voor vrijwilligers als publiekelijk bedankt te worden voor hun inzet. Vaak blijft hun werk namelijk onzichtbaar. Jij kan hierin een verschil maken. Bijvoorbeeld, velen vinden het boeiend om een persoonlijke getuigenis of verhaal te lezen waarin een vrijwilliger het verschil heeft gemaakt. Ken jij zo’n verhaal? Schrijf het neer en deel het op jouw website of sociale media. Niet alleen zet je jouw vrijwilliger/vrijwilligerswerking hiermee in de kijker, je triggert er misschien wel een potentiële vrijwilliger mee om de stap tot vrijwilligerswerk effectief te nemen. Heb je ook al eens gedacht aan het ontwerpen van een button met een leuke tekst, die jouw vrijwilligers kunnen opspelden en wellicht met veel trots zullen dragen?

3. Organiseer een leuke samenkomst als bedanking
Je kan er ook voor kiezen om jouw vrijwilligers te bedanken via een leuke activiteit of samenkomst. Denk bijvoorbeeld aan een leuke drink in jouw werkplaats, of een uitstap naar elders. Niet alleen voelen de vrijwilligers zich door zulke momenten gewaardeerd, het zijn tegelijkertijd netwerkmogelijkheden en gelegenheden om andere vrijwilligers te ontmoeten.

4. ‘Promoveer’ vrijwilligers
Vrijwilligers komen bij jou vrijwilligerswerk doen omdat ze geloven in wat jij, en jouw organisatie, doet. Ze dragen het werk een warm hart toe. Vaak gaan ze hiervoor een langdurig engagement aan. Wat belangrijk te beseffen is: in feite zijn deze vrijwilligers de ware ambassadeurs van jouw organisatie. Door hen af en toe eens wat meer verantwoordelijkheid te geven, wat op diverse manieren kan, toon je eveneens blijk van waardering. Je laat ermee zien dat je hen vertrouwt, dat je gelooft dat een deel van de werking bij hun in goede handen is; zij voelen zich op hun beurt beloond voor hun belangeloze inzet.

5. Vrijwilligers aan het roer
Of ga een stapje verder en geef jouw werking voor één dag (bv. tijdens Week van de Vrijwilliger) uit handen aan jouw vrijwilligers. Ondertussen kan je misschien zelf wel aan de slag gaan als vrijwilliger? Ruil eens van positie. Laat jouw vrijwilligers bijvoorbeeld de communicatiekanalen overnemen, een vergadering leiden, enzovoorts. Ze voelen zich nog meer betrokken, wie weet verrassen zij jou wel met een verrassende kijk of vernieuwende inzichten.

Wat je ook doet, vrijwilligers kunnen de kleinste geste al enorm waarderen. Vergeet echter niet dat het heel belangrijk is om naast publiekelijke dankinitiatieven (bv. Week van de Vrijwilliger) ook oog te hebben voor jouw vrijwilligers gedurende het hele werkjaar. Zie in verschillende gelegenheden een opportuniteit om jouw vrijwilligers eventjes te bedanken. Waardering en erkenning, daar start en bouwt men alles mee.

6. Nodig jouw vrijwilligers uit voor belangrijke evenementen van jouw organisatie
Vrijwilligers zetten zich belangeloos in om jouw organisatie te versterken, te laten bloeien, te doen groeien. Vergeet hen niet te betrekken bij de belangrijkere mijlpalen van jouw organisatie. Een opening van een event? Een feest? Vergeet niet om naast jouw genodigden ook jouw vrijwilligers uit te nodigen.

7. Inspraak     
Vrijwilligers kijken vaak met een frisse blik naar de werking van een dienst. Het is bijzonder interessant voor jou, en waardevol voor hen, om eens te luisteren naar hun ideeën en effectief met hun suggesties aan de slag te gaan.

8. Creëer ontmoeting tussen vrijwilligers         
Bied jouw vrijwilligers een ruimte waar ze vrijblijvend kunnen samenkomen. Dit kan een klein vergaderlokaaltje zijn dat je openstelt, maar evengoed een maandelijks vrijwilligerscafé. De vrijwilligers kunnen elkaar hier ontmoeten, nieuwe opportuniteiten ontdekken en van elkaar leren. Door ontmoeting ontstaat de kans tot kruisbestuiving.

9. Bijscholingen en vormingen voor vrijwilligers
Vaak leren vrijwilligers maar al te graag iets bij. Ze zijn vaak gepassioneerd bezig met het thema waarvoor ze vrijwilligerswerk verrichten. Heb je er al eens over nagedacht om vormingen voor jouw medewerkers eventueel ook open te stellen voor jouw vrijwilligers? Of misschien kan je wel geheel aparte bijscholingen en vormingen voor vrijwilligers in het bijzonder inrichten of aanbieden? Wanneer je vrijwilligers de mogelijkheid biedt om naast het vrijwilligerswerk verder te groeien in hun interesse, spreek je over een win-winsituatie: vrijwilligers krijgen de kans om te groeien binnen hun interesseveld en de dienst kan beroep doen op sterkere vrijwilligers!

10. Vergeet niet: vrijwilligers zijn mensen zoals jij en ik    
Probeer in de mate van het mogelijke aandacht te schenken aan de belangrijke momenten in het persoonlijke leven van jouw vrijwilligers. Een verjaardag? Net zoals jou, worden vrijwilligers graag gefeliciteerd op hun verjaardag. Een belangrijke mijlpaal in hun leven? Een moeilijke periode? Steek ze een hart onder de riem!

Nuttige links

Vrijwilligerswetgeving – Op deze pagina kan je de uitgebreide wet- en regelgeving terugvinden betreffende vrijwilligerswerk in Vlaanderen.

Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk – Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw ondersteunt het vrijwilligerswerk in Vlaanderen. Hun doel? Samen met anderen werken aan ‘sterker vrijwilligen’. Ze richten zich vooral tot organisaties en lokale besturen die met vrijwilligers werken, in alle sectoren. Maar ook relevante spelers in het middenveld, diverse overheden en partners uit het bedrijfsleven horen tot hun doelgroep. Het Steunpunt zet als coördinerende partner mee in op het Vlaams Gecoördineerd Vrijwilligersbeleid van de Vlaamse Regering. Ze ondersteunt het vrijwilligerswerk met: advies en instrumenten, informatie, vorming en studiedagen, promotie en sensibilisering, belangenbehartiging.