Het vrijwilligerswerk in Vlaanderen wordt gekenmerkt door een doorgevoerde regelgeving. Binnenkort, vanaf 25 mei 2018, treedt een nieuwe regelgeving in voege: GDPR, oftewel de General Data Protection Regulation. Heb je lijstjes met namen, e-mailadressen, verjaardagen en meer van je vrijwilligers liggen? Dan dien ook jij de beschermingsmaatregelen van deze persoonlijke gegevens aan te scherpen.

Het Vlaamse Steunpunt voor Vrijwilligerswerk informeert dat de GDPR de Europese regelgeving omvat om de privacy van burgers beter te beschermen. In feite zijn deze regels een fikse aanvulling op de Belgische privacywet. Het is geweten dat heel wat vrijwilligersorganisaties gegevens bijhouden van hun vrijwilligers (omwille van verschillende doeleinden). Dat mag! Echter, je kan hiermee ongewillig impact hebben op de privacy van de vrijwilligers… In de nabije toekomst dien je de gegevens daarom beter te beschermen en te registreren.

Het Vlaamse Steunpunt voor Vrijwilligerswerk stelt dat iedere organisatie en vereniging dringend werk moet maken van onderstaande zaken:

  • Zorg dat iedereen in de organisatie op de hoogte is. Organiseer eventueel een workshop of volg een opleiding.
  • Inventariseer: breng in kaart welke persoonsgegevens je verwerkt en hoe je ze beschermt. Hoe lang bewaar je de gegevens, wie heeft toegang, waarvoor gebruik je de gegevens? Het opmaken van dataregisters per verwerking is verplicht. Onderschat deze klus niet!
  • Wees kritisch: heb je deze persoonsgegevens wel op een correcte manier verkregen? Heb je ze wel nodig?  Bewaar je ze niet te lang?  Zet je in regel!
  • Wat met partners die ook met jullie gegevens werken: respecteren zij de regels wel? Zorg dat je overeenkomsten opstelt.
  • Zorg dat je een goede privacyverklaring hebt, waarin je duidelijk maakt hoe jullie met persoonsgegevens omgaan. Doe je communicatie over privacy in klare taal.
  • Zorg dat mensen gemakkelijk hun eigen gegevens kunnen opvragen, aanpassen of laten verwijderen. Respecteer de wensen van je vrijwilligers.
  • Zorg dat je snel en efficiënt kan reageren bij een datalek. Dat moet je binnen 72 uur melden.

Het Steunpunt geeft mee dat je best eerst deze belangrijkste zaken aanpakt; blijf je echter gaandeweg verdiepen in de regelgeving. Vanaf 25 mei 2018 kan je immers controle krijgen op het juist toepassen van deze regels. De Privacycommissie zal hiervoor instaan.

Meer informatie vind je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk. Je vindt er bovendien diverse links over hoe je concreet aan de slag moet met GDPR.